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如何讓會議更高效?

發(fā)布日期:2013-11-26
作者:簡寧
 
    相關(guān)部門的一項調(diào)查結(jié)果顯示:在老板一周55小時工作時間里,大約有18小時用于開會。剩下的時間中,有3個多小時用于通電話,5小時用于商務(wù)會餐,每周自由安排的時間僅有6小時。那么,如何讓會議更高效呢?
 
    1.善于授權(quán)。有研究發(fā)現(xiàn),如果老板的直接下屬很多,這個老板又不善于授權(quán),總親自插手公司的內(nèi)部運(yùn)作,那么,這家公司的內(nèi)部會議就較多較長。
 
    2.在正確的會議節(jié)點(diǎn)做決策。老板應(yīng)該緊盯會議之間的邏輯關(guān)系,避免開同樣的會。最好設(shè)計一個合理而高效的會議體系,在正確的會議節(jié)點(diǎn)上進(jìn)行有效決策,而不僅僅把會議當(dāng)成獲取信息的渠道。開會而沒有決議,就是讓事情更加復(fù)雜,最終難免癱瘓。
 
    3.一定要設(shè)立會議日程表。如果你沒有時間,一定要讓秘書給你制定一個會議日程表。早晨上班的第一件事,就是看一下你的會議日程表,然后從中畫掉不重要的會議,來處理最緊急、最重要的事務(wù)。
 
    4.合并會議。除畫掉不重要的會議外,還要看一下有哪些會議必須召開而又可以合并在一起。
 
    5.將會議改為私下溝通。有一些老板很少召開長時間的面對面會議,而是“進(jìn)行經(jīng)常性的反復(fù)接觸”,親自與相關(guān)人員面談,或通過發(fā)送短信、即時消息和視頻聊天等方式溝通,節(jié)省了開會時間。
 
    6.是否召開會議,“利”字當(dāng)頭。日本人開會愛斤斤計較,老板在做會議時間安排時,可以學(xué)下日本人,多打一下算盤,看一下會議成本。這里的“利”字,不僅是開會的金錢成本,還有人力成本、時間成本等,合計起來就十分驚人了。有了這樣的成本核算,哪些會該開,哪些不該開,也就清楚了。
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